Saturday, April 29, 2017

ĐIỆN THƯ - EMAIL ( songữ)

Fr: Loan Nguyen

Bỏ email là tự giải phóng cho mình? 

Alina Dizik -  BBC Capital

  • 27 tháng 4 2017
Nhiều người muốn tránh hòm thư inbox hoặc thậm chí xóa nó đi.
Những người quyết định bỏ email nói rằng cuộc sống có khá hơn, nhưng liệu có ảnh hưởng phụ nào tiêu cực?
Những người viết email cho Audie Chamberlain có cảm giác rằng ông nghỉ phép dài hạn.
Đó là vì đã 2 năm nay mọi người viết cho Chamberlain đều nhận được thông báo tự động là ông không ở văn phòng và đề nghị gửi tin nhắn hoặc viết email cho người cộng sự ông.
Nhưng ông hoàn toàn không bỏ bễ công việc. Thực chất, Chamberlain, giám đốc Lion & Orb, một công ty đẩy mạnh quan hệ công cộng ở Denver và Colorado ở Mỹ, đã quyết tâm bỏ email. Bạn không đọc nhầm đâu, Chamberlain không dùng email nữa.
Thay vào đó, ông sử dụng tin nhắn hoặc điện thoại, ngay cả cho công việc. Ông mang theo hai điện thoại để có thể tách biệt những địa chỉ truyền thông xã hội của ông và ảnh ra khỏi những địa chỉ phone khác mà ông liên hệ qua tin nhắn và cuộc gọi.
Kết quả: Ông hoạt động phần nhiều không dùng đến máy tính. "Như thế rất tự do" ông nói. "Tôi cảm thấy rảnh thời gian để suy nghĩ và có được nhiều hơn những đàm luận bổ ích." Việc này cũng có lợi cho khách hàng nữa vì ông có thể kiểm tra và trả lời ngay các tin nhắn và các cuộc gọi trừ khi ông ngủ, ông nói.
Nhiều người muốn tránh hòm thư inbox hoặc thậm chí xóa nó đi. Và thực tế một số trong chúng ta đang làm thế, bỏ hẳn hoặc bỏ theo giờ, hạn chế thời gian kiểm tra email hoặc nói với người viết chuyển hẳn sang hình thức liên hệ khác.
"Tôi kiểm tra chắc chắn rằng email nào là không quan trọng và bỏ qua," Mubs Iqbal nói. Ông 42 tuổi, thiết kế viên trang web ở Clifton Park- New York- Mỹ, trong năm qua ông đã dùng hỗn hợp Slack, Hipchat và Facebook Messenger làm phương tiện chính để giao thiệp công việc và với bạn bè.
Những người tránh sử dụng email nói rằng mục đích là để có nhiều thời gian hơn cho các loại công việc khác và cho thông tin liên lạc. Thực tế, sử dụng email nhiều gắn liền với năng suất thấp và mức căng thẳng cao, theo Gloria Mark, một giáo sư ở đại học California Irvine và là người tác giả chính của việc nghiên cứu năm 2014 về vấn đề này. 
Theo điều kiện của mình
Nhiều người nhận cả trăm email mỗi ngày.
Trong khi đó Laura Belgray, người sáng lập công ty bản quyền Talking Shrimp không hoàn toàn rời bỏ email, bà đã trải nghiệm việc trả lời email theo điều kiện của mình. Sau khi dự một hội thảo về năng suất vào tháng 1, Belgray, ở New York, bà chỉ trả lời hoặc kiểm tra email sau 11 giờ sáng vào những ngày trong tuần và trưa vào ngày cuối tuần. Hai giờ trong ngày không mở email bây giờ được dùng để viết liên tục mà không bị chi phối. Việc viết trả lời các email "có thể làm ta bị sao nhãng hoàn toàn," Belgray nói.
Chắc chắn là các ứng dụng tin nhắn cũng gây sao nhãng như email nhưng việc viết trả lời có thể ngắn và kém nghi thức hơn nên nó được thực hiện nhanh hơn, Iqbal (nhà thiết kế trang web) nói.
Do chuyển đổi sang các biện pháp trao đổi nhanh nên ông ít bị ám ảnh là phải trả lời ngay các email hoặc phải bỏ ngỏ hòm thư inbox. Email "nay còn hơn là một công cụ kết tập," Iqbal nói. Mặc dù ông có đọc hết các dòng chủ đề email trong inbox mỗi ngày một lần, nhưng ông vẫn thường viết trả lời qua các ứng dụng tin nhắn. 
Những hạn chế
Không phải tất cả chúng ta cần phải rời bỏ hẳn email, và dù sao chăng nữa với nhiều người là không thể . Chỉ cần rút thời gian trả lời các email có thể giúp ta lập lại một lệ thường, tác giả Jo Piazza, 36 tuổi, người đã rời bỏ email do phải hoàn tất một cuốn sách cho kịp hạn vào năm ngoái, nói.
Để email không cản trở mình, Piazza đặt tin nhắn tự động là bà sẽ trả lời sau vào buổi tối hoặc vào sáng hôm sau. Việc này giúp bà viết được liên tục vào ban ngày mà không phải xử lý hàng chục email gửi tới về công việc tư vấn kỹ thuật số và email của bạn bè. "Tôi cảm thấy phải bắt đầu kiểm soát các email khi chúng tới," Piazza, sống ở San Francisco-Mỹ và viết cuốn "Lập gia đình như thế nào", nói.
Thoạt đầu, các bạn của Piazza và các đối tác công việc bỏ tắt qua tin nhắn tự động bằng cách tiếp xúc trực tiếp với bà qua nhắn tin hoặc Facebook.
Nhưng sau một thời gian phần lớn hiểu là họ không thể có được sự trả lời tức khắc, bà nói.
Bây giờ, bà trả lời cho hầu hết các email vào buổi tối, nhưng sử dụng ứng dụng Boomerang để lập lịch các email vào ngày và vào thời gian cụ thể nhất định. Piazza thích gửi các thư đi vào giữa buổi sáng khi mà phần lớn người đang làm việc và đang chờ đón công việc. Quá trình này, bà nói, "làm tôi thận trọng hơn trong việc sử dụng email."
Những người xóa mất các email có thể phải chuẩn bị để đón phản tác động, Chamberlain cảnh báo. Khi ông lần đầu quyết định là ông sẽ không mở email nữa thì việc trả lời 'không ở văn phòng' là để người liên hệ biết rằng ông "không còn ở địa chỉ này nữa" hơn là chuyển hướng họ sang một lựa chọn nào đó mà nó có thể gây bối rối và tác động xấu với một số bạn bè.
"Thật là một cú sốc là tôi đã bỏ nó," ông kể lại.
Câu trả lời tự động có lời lẽ nhẹ nhàng bao nhiêu được gửi tới các đối tác của ông thì nó càng thích hợp bấy nhiêu, ông nói. Danh thiếp mà ông làm cho năm 2015 cũng không có địa chỉ email. Thay vì email, ông cung cấp số điện thoại di động để nhắn tin.
Sau một năm sử dụng câu trả lời 'không ở văn phòng', Piaza, tác giả bài này, nói rằng bà nhận được ít email hơn vì các đối tác công việc biết trước sẽ được trả lời chậm. Mặc dù bà không dùng nó một cách thường xuyên, nhưng việc thử nghiệm này có những cái lợi về lâu dài. "Sau một thời gian việc này rèn luyện họ gửi tôi những email có chất lượng hơn và có hiệu quả hơn," bà nói.



 Daniel Doan*Paula Le*Kimmy Nguyen

MEET THE PEOPLE WHO'VE STOPPED EMAILING
They've sworn off email and say their lives are better. Just beware the backlash.

By Alina Dizik
4 April 2017
Those who email Audie Chamberlain may get the impression that he's on a permanent holiday.
That's because for two years an out-of-office reply directs anyone who emails Chamberlain to text him or email his business partner instead.
But he's far from slacking. Behind the scenes, Chamberlain, chief executive of Lion & Orb, a public relations firm in Denver, Colorado in the US, has sworn off email. You read that correctly. Chamberlain doesn't do email.
Instead, he uses text messages or phone calls to conduct the bulk of his communication—even for work. He carries two phones, so he can separate his social media accounts and photographs from another phone that he uses for texts and calls.
The result: He operates mostly laptop-free. "It's so liberating," he says. "I feel like it has freed up my time to think and have more meaningful conversations." It's also a benefit to his clients, because he's instantly available to check and reply to texts or phone calls during most of his waking hours, he adds.
We're inundated with email every day (Credit: Alamy)
We're inundated with email every day and it makes us less productive (Credit: Alamy)
Many of us dream of stepping away from our inbox—or even perhaps electronically blowing it up. And, anecdotally, it seems some of us are actually doing it, logging off for good or purposely logging off for hours at a time, limiting the number of times email is checked or directing people to contact us elsewhere altogether.
"I make sure [the email] is not urgent and [then] ignore it," says Mubs Iqbal, 42, a web developer in Clifton Park, New York, in the US. who in the past year has started using a mix of Slack, Hipchat and Facebook Messenger for his main modes of communication with work and friends.
The idea, say those who are eschewing email, is to have more time for other types of work and communication. In fact, higher email use is associated with lower levels of productivity and higher levels of stress, according to Gloria Mark, a professor at the University of California Irvine who was the lead author on the 2014 study with this finding.
On your terms
While Laura Belgray, founder of copywriting firm Talking Shrimp hasn't ditched email completely, she's experimenting with responding on her own terms. After attending a productivity workshop in January, Belgray, who lives in New York, now doesn't respond or check emails until 11am each weekday and noon on weekends. The two hours of her day spent away from opening her email is now used for uninterrupted writing. Crafting email responses "can derail you completely," says Belgray.
To be sure, text messaging apps can be just as distracting as emails, though they often require shorter, less formal responses, which can be dealt with more quickly, says Iqbal, the web developer.
The move to instant communication means that he's less obsessed with quickly answering emails or keeping his inbox open. Email "is more of an aggregation tool now," says Iqbal. Though he does go through the email subject lines in his inbox about once a day, he often replies back to via the messaging apps.
Drawbacks
Not all of us need to quit for good—and many of us can't do that anyway. Simply taking time away from answering emails can help reset a routine, says author Jo Piazza, 36, who took time away from her inbox while on deadline for a book project last year.
(Credit: Alamy)
Many of us long to abandon our email boxes (Credit: Alamy)
To keep emailers at bay, Piazza set up an automated away message saying that she'll respond later in the evening or the next morning. The action helps her to write uninterrupted during the workday without managing the dozens of emails she receives for her digital consulting business and from friends. "I felt that I had to start policing emails as they were coming in," says Piazza, who wrote How to Be Married and is based in San Francisco in the US.
At first, both Piazza's friends and business associates would skirt the automatic response by contacting her via text or Facebook. "Some people just ignored it and would start texting me," she says. But after a while most understood that they couldn't expect an immediate response, she says.
Nowadays, she responds to most emails at night, but uses the app Boomerang which helps her schedule emails for a specific date and time. Piazza prefers to send hers out mid-morning when most people are at work and expect to be disturbed. The process, she says, "has made me more thoughtful about [using] email."
(Credit: Alamy)
Those who experiment with disappearing off email should prepare for the backlash, warns Chamberlain. When he first decided he didn't want to log into his email account, an out-of-office response told the user that he's "just not here anymore" rather than directing them to an alternative, which caused confusion and negative reactions among some clients.
"It was so shocking that I took it down," he recalls.
The more gently worded automatic response he now uses, which directs emails to his counterpart, was a better fit, he adds. A business card that he had made in 2015 also leaves his email off the card. In lieu of the email, he provides his cell phone number for texting.
After a year of using out-of-office replies, Piazza, the author, says that she gets fewer emails because business associates anticipate delayed responses. Even though she doesn't put up her away message as often, the experiment has had long-term benefits. "After a while it almost trained them to be sending me better and more efficient emails," she says.